Muhammad Amin
Minggu lalu saya libur menulis di blog ini. Benar-benar menjadi minggu yang sibuk untuk seorang yang kembali mendapat amanah sebagai sekretaris. Tentunya pada level yang berbeda dari sebelumnya. Kalau semasa sekolah dan mahasiswa, saya bisa dengan tenang mengerjakan segala hal terkait administrasi, tetapi suasananya cukup berbeda ketika berada di dunia kerja.
Tentu saja ada tuntutan yang akan melibas waktu pribadi saya. Itulah yang dinamakan konsekuensi. Wajar saja. Saya sebenarnya sudah merasa akan berada di posisi saat ini jauh-jauh hari sebelum diumumkan secara resmi oleh pembina Mahad, Pak Husnan.
Tahun ini adalah tahun keenam saya di Ma’had. 5 tahun sudah saya diberi amanah menjadi pembina OSIMA. Kini saatnya beralih pada tingkat berikutnya. Satu tingkat yang akan menguji kesabaran, menguji kekuatan pikiran, menguji kecepatan kerja, dan apa pun yang bisa diuji dalam pekerjaan pada ranah administrastif.
Tak lupa saya pun memberitahukan kabar ini kepada keluarga, istri, dan orang tua saya. Semoga posisi baru ini senantiasa membawa keberkahan, sama seperti posisi sebelumnya.
Berkaitan dengan profesi baru tersebut, saya sekadar ingin sharing bagaimana mengatur waktu dan prioritas ketika berada di posisi yang sama. Harapannya pembaca dengan pekerjaan yang sama, pun pekerjaan lainnya bisa menggunakan tips-tips berikut ini sehingga semakin produktif dalam bekerja dan tidak “asal bekerja” saja.
Baiklah, mari kita mulai.
- Miliki to do list
Bekerja di bagian administratif yang setiap hari berhubungan dengan surat-menyurat, proposal, laporan, dan semacamnya menuntut kejelian dan ketelitian tingkat tinggi. Agar hal-hal penting tidak terlewatkan, maka pastikan untuk memiliki daftar hal-hal yang akan dilakukan dalam satu hari. Ketika telah selesai melakukan satu hal, Anda bisa memberi tanda centang pada to do list Anda. - Manajemen dokumen yang rapi
Sebuah keharusan lainnya bagi seorang sekretaris adalah perihal manajemen atau penataan dokumen. Baik dokumen berupa soft file (di komputer) atau hard file (tercetak). Perhatikan tempat di mana Anda menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Catat di Excel atau note gawai Anda agar lebih muda ketika ingin mencarinya sewaktu-waktu. - Teliti saltik
Hal berikutnya yang menjadi fokus sekretaris adalah soal saltik (salah ketik). Sebelum menyerahkan dokumen kepada atasan atau membagikan dokumen ke grup besar atau kepada orang-orang yang dituju, pastikan tidak ada kesalahan ketik. Ketika hal itu terjadi, segera tarik dokumen dan sampaikan permohonan maaf kepada mereka. Segera perbaiki kembali kesalahan yang ada dan kirimkan kembali ke tujuan surat yang dimaksud. - Simpan dokumen penting pada penyimpanan awan (cloud storage)
Selain menyimpan data penting di HDD/SSD komputer kantor, usahakan untuk memiliki salinan dokumen pada komputer pribadi, HDD eksternal, flash disk, atau penyimpanan awan yang aman. Anda bisa mendaftar di mega.co.nz (20 GB), Media Fire (10 GB), Google Drive (15 GB), OneDrive (5 GB). Anda mungkin punya referensi lain untuk penyimpanan awan, silakan tinggalkan pesan di komentar ya. - Berikan pelayanan prima dan lampaui tanggung jawab Anda
Untuk menjadi sekretaris kebanggaan atasan, Anda perlu memberi pelayanan sebaik mungkin. Juga pelayanan yang melampaui tanggung jawab Anda. Jadilah kreatif pada bidang kesekretariatan ini. Saya beri contoh, misalnya membuat format-format surat tertentu agar lebih mudah diduplikasi ketika Anda sedang tidak berada di kantor dan ada yang membutuhkan layanan administrasi sehingga pekerjaan membuat surat harus dilakukan oleh orang lain. Contoh lainnya silakan Anda cari sendiri. Saya yakin Anda paham apa maksud saya.
itulah lima tips yang bisa saya bagikan ketika Anda ditunjuk menjadi sekretaris. Semoga hal di atas juga bisa Anda aplikasikan pada profesi-profesi yang lain. Tinggal bagaimana Anda mengeksplorasi dan memodifikasi tips-tips di atas sesuai bidang profesi Anda.
Salam sukses dan hebat.
