Muhammad Amin
Kemarin, Sabtu, 5 Maret 2022, OSIMA (Organisasi Santri Ma’had) mengadakan kegiatan Sosialisasi Program Kerja OSIMA masa bakti 2021/2022. Acara dilaksanakan pada sore hari bakda salat Asar sampai pukul 5 sore untuk sesi 1 dan dilanjutkan pada pukul 20.00 untuk sesi 2.
Acara ini adalah rangkaian awal OSIMA sebelum merealisasikan berbagai program kerja. Berbagai program kerja diberi masukan dan kritik agar bisa berjalan lebih maksimal selama masa jabatan. Acara dihadiri oleh seluruh pengurus OSIMA, anggota OSIMA (nonpengurus), dan ustaz/ustazah Ma’had Al Qalam sebagai konsultan bagian.
Ustaz Muchlis selaku koordinator bidang kesantrian menggantikan ketua Ma’had untuk menyampaikan sambutan sekaligus membuka acara secara resmi. Masukan dari asatiz dan seluruh peserta ditampung dan dijadikan bahan pertimbangan untuk merevisi proker. Saran seperti lebih memperhatikan keberlangsungan program secara daring, manajemen data, komunikasi antar anggota dan konsultan secara daring harus tetap optimal.
Saya memiliki beberapa masukan agar manajemen organisasi tetap berjalan walaupun secara daring seperti berikut:
1. Optimalkan komunikasi via grup WhatsApp OSIMA Putra dan OSIMA Putri
OSIMA Putra dan OSIMA Putri punya grup WhatsApp tersendiri. Pengurus OSIMA hendaknya mengoptimalkan komunikasi dalam grup ini. Bila ada hal-hal yang perlu ditanyakan dan dikonsultasikan, sampaikan saja di grup. Bila perlu keberadaan konsultan atau pembina OSIMA juga harus ada di sana.
Bila merasa ada hal-hal yang bersifat informasi bagian, maka bisa dibahas di grup bagian tertentu, misal Grup WA bagian Ubudiah. Koordinator bagian dan pengurus harian OSIMA harus terus memantau kinerja pengurus melalui grup ini.
2. Mengadakan Rapat Koordinasi melalui Zoom/Google Meet
Setelah optimal dalam grup WA, jangan lupa berkoordinasi tiap bulan (minimal) melalui Zoom/Google Meet. Hal ini agar setiap kegiatan bulanan yang akan dilaksanakan dapat dipantau sekaligus mengevaluasi kegiatan sebulan sebelumnya. Notulensi dan presensi rapat dari sekretaris juga harus ada guna menunjang rapat ini agar tidak terkesan formalitas saja.
3. Pengumpulan Data di Google Drive
OSIMA harus mulai memikirkan penggunaan Google Drive dan email OSIMA untuk optimalisasi kegiatan. Setiap Sie punya file tersendiri dan tiap pengurus bisa mengaksesnya sewaktu dibutuhkan. Bila perlu langganan untuk memperbesar kapasitas Google Drive disilakan mengajukannya melalui bendahara umum OSIMA.
4. Perbanyak Kegiatan Daring
Karena kita membahas manajemen organisasi secara daring, maka sudah seharusnya pengurus OSIMA memikirkan banyak alternatif kegiatan dari semua bagian yang bisa dilaksanakan secara daring. Entah nanti melalui Zoom, Google Meet, Skype, grup WA, Google Form, Youtube, Instagram, Tiktok, dan sebagainya.
Hal ini penting adanya agar program kerja yang telah disosialisasikan di awal masa jabatan tidak hanya mengendap sebagai file, tetapi benar-benar ada realisasinya dan dirasakan maanfaatnya oleh seluruh civitas akademika Ma’had Al Qalam.
5. Pemanfaatan Media Sosial yang Lebih Masif
Karena daring, maka pemanfaatan media sosial bisa dimaksimalkan. Berbagai platform yang ada bisa digunakan. Silakan dibagi penanggung jawab dan apa yang bisa dilakukan untuk mengisi berbagai platform tersebut agar hidup dan bisa dinikmati oleh tidak hanya civitas akademika Ma’had Al Qalam, tetapi juga masyarakat umum sebagai konsumen dari konten yang akan diproduksi. Konten yang ada tentu harus memenuhi standar kelayakan Ma’had yang mengedepankan nilai islami seperti akhlak mulia dan sopan santun.
Barangkali itu saja lima usulan saya pribadi agar OSIMA, meskipun daring tetap berjalan sebagaimana yang diharapkan. Salam sukses.
