Muhammad Amin
Era pandemi menghadirkan berbagai event daring yang sangat seru dan menyenangkan. Salah satunya adalah event nulis bareng atau biasa disingkat nubar. Event nulis bareng ini memiliki berbagai macam bentuk. Ada yang menggandeng beberapa penerbit besar dan penulis terkenal, ada pula yang sekadar mengumpulkan naskah dari para peminat event tersebut.
Saya pribadi pernah terlibat pada beberapa event nulis bareng seperti ini. Baik sebagai peserta maupun penyelenggara. Ternyata ada langkah-langkah yang harus ditempuh agar hasil dari nubar bermanfaat dan sesuai tujuan yang diharapkan. Berikut Langkah-langkahnya.
1. Merekrut tim
Hal yang pertama sebagai penyelenggara event nulis bareng adalah merekrut tim. Saya sarankan Anda tidak bekerja sendirian. Mengapa? Event nulis bareng tidak sekadar mengumpulkan naskah lalu menerbitkan, selesai. Ada tahapan yang cukup panjang untuk sampai di tujuan akhir. Alangkah lebih baik bila kita mampu bekerja bersama tim yang solid.
Bentuklah kepanitiaan yang jelas deskripsi kerjanya. Misalnya susunannya seperti berikut:
Ketua : A dengan tugas mengontrol keseluruhan proses event nulis bareng
Sekretaris : B dengan tugas mengurus segala bentuk administrasi terkait event nubar (surat, proposal, surat perjanjian, dan sebagainya)
Bendahara : C dengan tugas mengurus segala hal bentuk keuangan selama event nubar dilaksanakan
Bagian Acara : D, E, F dengan tugas membuat alur pendaftaran, pengumpulan naskah, prapesan buku event nulis bareng dan bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaannya.
Bagian Humas : G, H, I dengan tugas menyebarluaskan informasi terkait event nulis bareng baik secara luring maupun daring.
Bagian Kerja Sama : J, K, L dengan tugas menghubungi dan mengonfirmasi para sponsorship, media partner, dan donatur event nulis bareng.
Silakan tambahkan bagian lainnya yang diperlukan.
2. Membuat proposal (penerbit, medpart, sponsor, donatur)
Ini tugas sekretaris, bisa dibantu bagian kesekretariatan bila ada. Contoh proposal bisa dicari di internet. Pastikan menyusunnya dengan bagus, gunakan font standar seperti Times New Roman dan bisa juga menggunakan desain yang menarik agar pihak yang diberikan proposal semakin tertarik dan mau berkontribusi dalam event nulis bareng.
3. Membuat poster kegiatan
Membuat poster adalah tugas bagian publikasi. Desain poster semenarik mungkin. Tampilkan biaya pendaftaran bila ada, ketentuan naskah yang diterima, hadiah, juga juri yang akan menyeleksi naskah yang diterima. Cantumkan juga media partner dan sponsor. Semua ini dicantumkan agar semakin meyakinkan orang untuk ikut event nulis bareng dan sebagai panitia telah serius mengadakan sebuah event, tidak asal-asalan.
4. Menentukan alur pendaftaran
Ini menjadi tugas bagian acara. Alur pendaftaran ini nantinya juga akan ada di proposal. Contoh alur pendaftaran event nulis bareng
- Mengikuti akun Instagram @nulisbareng
- Mengikuti kanal Youtube Nulis Bareng Official
- Menandai 5 teman pada postingan poster kegiatan nulis bareng. Klik tautan bit.ly/NulisBareng
- Mengisi formulir pendafaftaran dengan melampirkan hasil tangkapan layar poin a, b, dan c pada tautan bit.ly/PendaftaranNubar
- Masuk grup WhatsApp Event Nulis Bareng setelah mengisi formulir
5. Menentukan kriteria naskah yang akan dibukukan
Ini juga tugas bagian acara. Tentukan dulu jenis naskah yang akan dibukukan. Misalnya puisi, cerpen, surat, artikel, jurnal, prosa, dan sebagainya.
6. Membuat form pendaftaran dengan Google Form
Untuk memudahkan pendaftaran, panitia bisa menggunakan Google Form atau Microsoft Forms atau fomulir lain. Keseluruhan data dari formulir yang telah diisi bisa diunduh sehingga memudahkan panitia untuk mengonfirmasi peserta event nulis bareng.
7. Menentukan deadline (batas waktu) pengumpulan naskah
Jangan lupa untuk menentukan batas waktu pengumpulan naskah. Misalnya 3 minggu setelah pendaftaran dibuka. Jadi, setelah melewati 3 minggu, panitia bisa menghapus tautan formulir pengumpulan naskah.
8. Membuat grup WA atau Telegram
Untuk memudahkan komunikasi dan koordinasi antara penyelenggara dengan peserta, perlu dibuat grup. Bila pesertanya sedikit, bisa membuat grup WhatsApp, tetapi bila dalam jumlah yang cukup besar, misalnya 300 atau 400 orang, panitia bisa membuat grup Telegram.
9. Mengumpulkan seluruh naskah dan mengompilasinya ke dalam satu file utuh
Seluruh naskah terkumpul, maka panitia bertugas mengompilasinya menjadi satu file utuh. Naskah bisa diurutkan sesuai waktu pengumpulan atau abjad nama penulis, semua tergantung kesepakatan panitia sejak awal.
10. Mengedit naskah sesuai ketentuan (KBBI, PUEBI)
Setelah terkumpul menjadi satu file utuh, sekarang waktu untuk menyunting naskah sesuai KBBI dan PUEBI. Mengapa harus diedit sendiri oleh panitia dan tidak oleh penerbit? Hal ini sebagai antisipasi dan langkah awal yang baik dan menunjukkan kepada penerbit bahwa panitia adalah penyelenggara event nulis bareng yang bertanggung jawab tidak hanya sekadar mengumpulkan naskah, tetapi sampai tahap penyuntingan.
11. Mengecek ulang keseluruhan naskah (mengirim ke grup nubar)
Setelah menyunting seluruh halaman pada naskah, jangan lupa untuk melakukan pengecekan ulang. Barangkali masih ada yang terlewat atau ada font yang tidak sama atau masih ada spasi yang dobel, jarak antara paragraf yang terlalu jauh, dan sebagainya.
12. Memperbaiki kekurangan naskah
Sebelum mengirim ke penerbit, panitia perlu memperbaiki seluruh kekurangan yang ada pada naskah semaksimal mungkin. Hal ini untuk meminimalisasi kesalahan ketika naskah dicetak di penerbit.
13. Mengirim naskah ke penerbit
Setelah semua proses di atas selesai, sekarang saatnya mengirim naskah ke penerbit. Penerbit di sini bisa jadi penerbit yang sudah sejak awal mengadakan kerja sama dengan panitia atau penerbit lain yang ditunjuk oleh kesepakatan antara panitia dan peserta. Penerbit pun bermacam-macam, ada yang mayor, ada yang indie. Silakan pilih sesuai kebutuhan.
14. Mengadakan prapesan buku hasil nubar
Akhirnya buku hasil event nulis bareng sudah naik cetak. Kini saatnya mempromosikan buku dan mengadakan prapesan buku. Prapesan ini bisa dilakukan panitia atau seluruh peserta event nulis bareng. Posting cover buku dan deskripsinya di Instagram, blog, Facebook, atau platform lainnya. Bila perlu bisa memakai jasa iklan di Instagram atau Facebook untuk menarget kalangan tertentu.
Kurang lebih itulah 14 langkah ketika kalian ingin mengadakan event nulis bareng. Semoga langkah-langkah tadi bisa kalian ikuti dan event kalian berjalan lancer dan sukses. Kalau kamu punya tips lain seputar event nulis bareng, bisa kirim komentar di kolom komentar tulisan ini ya. Terima kasih. Semoga bermanfaat.
